Reestruturando a Automação e-CAC - CIC RPA

Contexto

A tela de Automação e-CAC é utilizada pelo time de negócios para gerenciar e monitorar informações fiscais de empresas por meio da integração com a automação RPA responsável pela consulta de dados no portal e-CAC da Receita Federal.

A funcionalidade de Automação e-CAC permite configurar quais fontes de dados devem ser monitoradas a partir das procurações eletrônicas concedidas pelos clientes.

Apesar da importância desse módulo para a operação, sua interface havia se tornado um gargalo para o negócio. A experiência era limitada à ativação e desativação das fontes de dados, sem oferecer qualquer visibilidade sobre o comportamento da automação, impedindo uma gestão eficiente do processo.

Tela atual da Automação e-CAC. Os CNPJs apresentados na imagem foram borrados para garantir a privacidade dos dados.

O Problema

Embora a automação executasse diversos processos em segundo plano, o Sistema CIC não disponibilizava informações suficientes para que o time acompanhasse sua execução.

Isso gerava uma série de dificuldades operacionais:

• ausência de indicadores operacionais;
• falta de rastreabilidade dos processos executados pela RPA;
• inexistência de status claros sobre as integrações;
• dificuldade para identificar divergências entre o CIC e a automação;
• configuração manual de centenas de CNPJs para grandes corporações;
• alto tempo gasto em análises operacionais.

Na prática, o módulo funcionava apenas como uma tela de configuração, sem fornecer informações que apoiassem a tomada de decisão.

Como funciona a integração CIC + RPA

A automação consulta periodicamente informações fiscais diretamente no e-CAC utilizando as procurações concedidas pelos clientes.

Após a coleta, os dados são processados e enviados ao Sistema CIC para alimentar funcionalidades relacionadas ao monitoramento de documentos fiscais.

O problema era que o usuário não conseguia responder perguntas simples como:

• A automação executou corretamente?
• Houve alguma falha?
• Existe alguma divergência?
• A procuração ainda está válida?
• Alguma fonte de dados deixou de atualizar?

Para obter essas respostas, o time precisava recorrer a ferramentas externas.

RPA: fluxo da integração entre CIC → RPA → Receita Federal → CIC

Fonte de dados usadas para monitoramento no CIC RPA

Discovery

Para compreender as dificuldades enfrentadas pelos usuários, conduzi uma reunião estratégica com o time de negócios, buscando mapear o fluxo operacional, entender como realizavam suas análises e identificar quais informações eram essenciais para a operação diária.

Durante as entrevistas foram identificados diversos comportamentos que evidenciavam a limitação do sistema.

Os usuários utilizavam constantemente:

• Power BI para consultar indicadores da automação;
• planilhas em Excel para comparação de informações;
• consultas manuais;
• comunicação entre colaboradores para validar divergências.

Cada pessoa possuía uma versão diferente das informações, tornando o processo lento, pouco confiável e altamente dependente de conhecimento individual.

Principais dores identificadas

Ao consolidar os achados da pesquisa, foi possível identificar quatro necessidades críticas.

Gestão de divergências

Como identificar rapidamente quando existe alguma inconsistência entre os dados da automação e os dados apresentados no Sistema CIC?

Controle das procurações

Como visualizar facilmente procurações próximas do vencimento para evitar perda do monitoramento?

Visibilidade operacional

Como entender o status atual de cada fonte de dados e saber exatamente em qual etapa ocorreu uma falha?

Escalabilidade

Como configurar centenas ou milhares de CNPJs de maneira eficiente para grandes corporações?

Objetivos do redesign

Com base nos insights obtidos durante o Discovery, defini alguns objetivos para a nova experiência.

• Centralizar todas as informações operacionais dentro do CIC.
• Eliminar a dependência de ferramentas externas.
• Melhorar a rastreabilidade da automação.
• Reduzir o tempo de análise do time de negócios.
• Facilitar configurações em larga escala.
• Tornar indicadores e alertas facilmente interpretáveis.

Processo de Design

Durante o desenvolvimento da solução trabalhei considerando princípios de UX voltados para sistemas complexos.

Entre eles:

• Arquitetura da Informação;
• Hierarquia Visual;
• Redução da carga cognitiva;
• Organização por contexto de uso;
• Priorização das informações críticas.

A principal decisão foi reorganizar completamente o módulo da Automação e-CAC.

Ao invés de concentrar todas as funcionalidades em uma única tela, a experiência passou a ser dividida em três grandes áreas.

Fluxo da nova estrutura da Tela de Automação e-CAC

A solução

A nova estrutura foi organizada em três módulos principais.

1. Configurar Automações

Área destinada ao gerenciamento dos CNPJs e das fontes de dados monitoradas pela automação.

Melhorias implementadas

• Cadastro em massa de CNPJs por importação.
• Configuração otimizada para grandes corporações.
• Tela de detalhamento por empresa.
• Status completos da integração RPA.
• Visualização da vigência das procurações.
• Componentes expansíveis para reduzir carga cognitiva.
• Dashboard com indicadores operacionais.
• Alertas visuais para inconsistências.
• Melhor organização das informações por contexto.

Imagens, nova tela Automação e-CAC - Configurar Automações. ( Os CNPJs apresentados são fictícios e foram utilizados exclusivamente para fins de demonstração.)

2. Protocolos

Área responsável pelo gerenciamento das solicitações enviadas para composição do acervo PER/DCOMP.

Agora os usuários conseguem acompanhar todo o ciclo da automação.

Entre as melhorias estão:

• status da requisição;
• acompanhamento do processamento;
• histórico das execuções;
• indicadores por período;
• monitoramento das solicitações concluídas ou com falha.

Imagens, nova tela Automação e-CAC - Protocolos ( Os CNPJs apresentados são fictícios e foram utilizados exclusivamente para fins de demonstração.)

3. Análise de Alertas

Foi criada uma área dedicada exclusivamente ao monitoramento da saúde da automação.

O objetivo foi concentrar em um único lugar todos os eventos que anteriormente eram identificados apenas por consultas externas.

Nesta área o usuário consegue visualizar:

• divergências entre sistemas;
• erros de processamento;
• falhas na execução;
• última atualização da automação;
• status detalhado de cada alerta;
• filtros para rápida investigação.

Isso reduziu significativamente o tempo necessário para localizar problemas operacionais.

Imagens, nova tela Automação e-CAC - Análise de Alertas ( Os CNPJs apresentados são fictícios e foram utilizados exclusivamente para fins de demonstração.)

Diferenciais da solução

Além da reorganização da interface, a reestruturação trouxe ganhos importantes para a experiência do usuário.

• Centralização das informações.
• Maior visibilidade operacional.
• Melhor rastreabilidade da automação.
• Redução da dependência de Power BI e planilhas.
• Processo de configuração mais escalável.
• Interface preparada para grandes volumes de CNPJs.
• Melhor compreensão dos indicadores.
• Menor carga cognitiva durante a operação.

Impacto para o negócio

Embora o objetivo principal do projeto fosse melhorar a usabilidade, a nova estrutura passou a oferecer uma visão muito mais estratégica da operação.

O time deixou de depender de múltiplas ferramentas para acompanhar a automação, concentrando a maior parte das análises dentro do próprio Sistema CIC.

Isso tornou o processo mais confiável, reduziu o esforço operacional e aumentou a capacidade de identificar rapidamente falhas, divergências e oportunidades de ação.

Exemplos:

• redução no tempo de configuração;
• redução do tempo de análise;
• diminuição de chamados;
• aumento da produtividade;
• feedback positivo do time de negócios.

Apresentação da nova Automação e-CAC - CIC RPA

Aprendizados

Este projeto reforçou a importância de compreender profundamente a operação antes de propor qualquer solução de interface.

Durante o processo, percebi que o maior problema não estava apenas na experiência visual da tela, mas na ausência de informações que apoiassem a tomada de decisão do usuário. A pesquisa com o time de negócios foi essencial para identificar necessidades que não eram evidentes inicialmente e direcionar as decisões de design.

Também foi um exercício importante de equilibrar usabilidade e complexidade. Era necessário projetar uma interface capaz de lidar com grandes volumes de informações sem aumentar a carga cognitiva dos usuários, organizando dados técnicos de forma clara, priorizando aquilo que realmente precisava de atenção.

Esse projeto fortaleceu minha atuação em Product Design, principalmente na condução de Discovery, estruturação de sistemas complexos, arquitetura da informação, definição de fluxos, criação de dashboards operacionais e tradução de necessidades de negócio em soluções centradas no usuário.